Ambiente

Una organización la cual posee una administración distribuída en distintas ubicaciones.

Problemática

La distribución de operaciones atiende a la realidad del negocio, sin embargo dificulta la administración y gestión de información.

Configuración inicial

Si bien no es una práctica normal, en ciertas situaciones como la que se presenta a continuación, se deben modificar los secuenciales. Teniendo en cuenta que los secuenciales pueden ser hasta 99.999.999 se propone dividir la numeración en función de la cantidad de Centros de costo en la que este descentralizada la Administración central, por ejemplo si existen tres centros de administración cada uno recibe el siguiente rango de Secuenciales, el centro 1 recibe desde el número 1 al 33.999.999, el centro 2 del 34.000.000 al 66.999.999, y el último del 67.000.000 al 99.999.999.

Esto se debe realizar para evitar el posible solapamiento de datos por tener el mismo número de secuencial, independientemente de la sucursal en donde se generó.

Consideraciones previas

Para asegurar el correcto funcionamiento del esquema, deben estar claramente definidas las tareas a realizar en cada uno de los puntos descentralizados. Cada tarea se debe realizar en uno solo de ellos, para esto es que se configuran los accesos de usuarios correspondientes en cada lugar.

Módulos activados necesarios

Se debe tener habilitado el módulo de E-Host en cada uno de los puntos a los efectos de poder realizar la transmisión de datos correspondiente. Si bien este proceso se puede realizar de forma manual es deseable contar con el Programador de Tareas de Lince para automatizarlo. Se recomienda realizar no menos de 4 transmisiones de datos diarias, para así trabajar con datos actualizados constantemente.

Flujo de la información

Para asegurar la integridad de la información, se deben generar las transferencias de datos en una única dirección, de manera que cada punto de la administración recibe de un único emisario y le envía a un único receptor. De esta forma a través de las transferencias de comprobantes por fecha cada centro envía al siguiente la información generada allí o bien, la información recibida desde otro centro previamente. Esto se realiza sucesivamente hasta completar el círculo de información.

Ejemplo de una Administración Central descentralizada en 3 puntos.

Estos son:

Circuitos de datos

La administración central es quién realiza el control de stock y  existencias mínimas. Al detectar mercadería por debajo del stock mínimo definido, emite la orden de compra (Pedido de compra).

Cuando la mercadería es recibida por Depósito, se ingresa al sistema el Remito de Compra en base al pedido que inicia la gestión y es administración quién efectúa el correspondiente ingreso de la Factura de Compra luego de realizar el control de precios correspondiente.

Ventas es quien genera los Pedidos de Venta correspondientes a las ventas efectuadas a los clientes.

Cuando determina que el producto puede ser entregado, emite el correspondiente Remito de venta que dispara la orden para que el personal de depósito pueda despachar la mercadería.

Es responsabilidad del departamento de Administración y Finanzas emitir la Factura de Venta correspondiente al Remito entregado al cliente.

Las mismas son ingresadas desde las terminales de la administración central.

Se debe tener en cuenta que toda la información generada, es distribuida a los diferentes puntos por medio de la herramienta de Transmisión de comprobantes por Fecha de Ventas y de Compras.